運行指示書は、長距離を運転するドライバーが携帯することが多く、業務に関する情報が細かく記された大切な書類です。
しかし、運行管理者のなかには、運行指示書の作成方法がわからない人もいるでしょう。
ここでは、運行指示書が必要になる条件や作成方法、作成の注意点などを説明します。
運行中に、突然指示書が必要になった場合の対処法についても紹介します。
運行指示書とは？必要条件と作成方法を説明
運行管理者が直接ドライバーと向き合って点呼ができないときに、運行指示書が必要になります。
運行指示書は、運行管理者が業務開始前に作成します。
一枚は事業所で保管し、もう一枚はドライバーに渡しましょう。
指示書が必要な条件は、事業内容により異なるので注意しなくてはなりません。
まず、トラックのような貨物自動車運送事業の場合は、業務開始・終了時のいずれも対面点呼できない場合に、指示書を用意します。
たとえば、2泊3日のスケジュールの業務に就くと、1日目は業務開始時、3日目は業務終了時にそれぞれ対面点呼できます。
しかし、2日目には、業務開始・終了時の、いずれも対面することができません。
したがって、2泊3日に渡る業務では、運行指示書が必要になるのです。
一方、貸し切りバスのような旅客自動車運送事業の場合は、日帰りや1泊2日の運行でも、運行指示書が必要になります。
業務時間によらず、毎回指示書を作成しなければなりません。
運行指示書は対面できない点呼で必須！
ドライバーや乗客、荷物の安全を守るべく、運行管理者は業務開始・終了時に点呼をせねばなりません。
基本的に、点呼は対面して行います。
ドライバーの健康状態や飲酒状態をチェックし、運行状況の確認や指示内容の変更を行うには、対面したほうがスムーズなためです。
しかし、ドライバーが業務で遠方にいる場合は、電話などで点呼を行うことになるでしょう。
そのようなときに役立つのが、運行指示書です。
運行管理者とドライバーの双方が指示書を見ることで、やり取りが効率よく進み、伝達ミスを減らせます。
なお、日帰りなど業務時間が短い貸し切りバスでも点呼が必要になる場合があります。
夜間の運行や運行距離が100kmを越える場合には、休憩中に電話連絡しなければなりません。
また、途中でドライバーが交代する場合も点呼するよう定められています。
運行指示書に記すべき情報は？
貨物自動車運送事業安全規則により、運行指示書に記載すべき項目は決められています。
「運行の開始及び終了の地点及び日時」「乗務員の氏名」「運行の経路と主な経由地における発車、到着の日時」「運行の際に注意を要する箇所の位置」「運行の途中で乗務員に休憩を与える場合は、休憩場所（地点）と休憩時間」「乗務員の運転または業務の交代がある場合は、交代する地点」「その他運行の安全を確保するために必要な事項」の全部で7つです。
一方、旅客自動車運送事業の場合は、記すべき内容がさらに3項目追加されます。
「旅客が乗車する区間」「第二十一条第三項の睡眠に必要な施設の名称及び位置」「運送契約の相手方の氏名又は名称」についても記載しましょう。
運行指示書作成のルールは？書式や内容変更をチェック！
運行指示書に記載すべき内容を理解しても、どのように書類を作ればよいのか悩む人もいるでしょう。
指示書の書式や、内容に変更があった場合のルールについて説明します。
■運行指示書のルール1.書式
運行指示書には、決まった書式はありません。
たとえば、運行管理者向けのツールのなかには、必要事項を入力するだけで指示書を発行できるものがあります。
また、パソコンに慣れた人は、エクセルなどのテンプレートをダウンロードして使うと良いでしょう。
手書きで作成したい人、パソコンが手元に無い人の場合は、紙の状態で売られている市販品を購入するという手もあります。
なお、スケジュール表を使って表現するなど視覚的な工夫をすると、見やすい運行指示書を作れます。
書きやすい手段を選びましょう。
■運行指示書のルール2.内容変更
業務中に運行内容に変更があった場合は、指示書の内容を変更せねばなりません。
渋滞に巻き込まれ、指示書の通りに休憩が取れなかったなどの事態が起きれば、運行管理者は手元の指示書を修正し、変更した内容をドライバーに伝えます。
ドライバーも指示書に変更事項を書き込み、指示通りに業務を続けます。
運行指示書作成の注意点は？労働基準法と保管方法をチェック！
運行指示書を作成する際は、労働基準法に従っているか確認しましょう。
また、指示書を保管することも忘れてはなりません。
もし、ルールを破ると処罰の対象となり、一定期間車両を動かせない場合や、業務停止になる可能性もあります。
なお、初犯か再犯か、違反の程度などにより処罰の内容は変わります。
■運行指示書作成の注意点1.労働基準法の順守
ドライバーを含め、あらゆる労働者は労働基準法で守られています。
運行指示書作成の際も、労働基準法の観点で問題がないか注意しましょう。
たとえば、拘束時間です。
拘束時間とは、労働時間と休憩時間を合わせたもので、ドライバーの場合は1日あたり13時間以内と定められています。
延長することもできますが、最大でも16時間まで。
さらに、15時間を超えて延長できるのは、1週間のうち2日のみです。
これだけでも、スケジュール管理を難しく感じる人もいるかもしれません。
さらに、労働時間とは、運転している時間や荷物の搬出・搬入時間を指すだけでは無いのです。
渋滞に巻き込まれている時間、荷主の都合による待ち時間も労働時間に含まれます。
不意に発生するロスタイムを考慮して指示書を作り直すのは難しく、手間もかかるでしょう。
また、休憩時間にも決まりがあります。
10分以上でないと休憩時間と認められないことに加え、4時間の運転中、必ず30分以上の休憩をとることが義務づけられています。
このように、労働基準法を守り指示書を作成するためには慎重になる必要があるでしょう。
2泊3日の業務であればまだ管理できるかもしれませんが、業務期間が長くなるほど難易度が上がります。
■運行指示書作成の注意点2.保管
業務終了後に、ドライバーは運行指示書と乗務記録を管理者に渡します。
管理者は手元の指示書と合わせ、計2枚の指示書を1年間保管しましょう。
なお、ドライバーのなかには提出を忘れる人もいます。
管理者が責任をもって提出を促すと良いでしょう。
運行途中に運行指示書が必要になった場合は？乗務記録に書き込もう！
運行指示書を持たずに出発しても、急に指示書が必要になる場合もあるでしょう。
荷主から追加の依頼があったり、急な渋滞などで宿泊を余儀なくされたり、搬送先間違えなどのミスをしたりといった理由で、通常のスケジュールを変更する可能性があります。
このような場合は、管理者はすぐに運行指示書を発行しましょう。
なお、ドライバーは、運行指示書と同じような内容を乗務記録に記載し、業務終了後は指示書と乗務記録を合わせて保管することとなります。
注意すべきは、運行指示書がないことで、伝達ミスが起きたり内容の抜け漏れが生じたりするおそれがあることです。
指示書に書くべき内容は複雑です。
スケジュール変更が頻繁にある場合は、ドライバーは常に運行指示書を携帯しておくとよいでしょう。
手元に指示書があれば、指示内容を記録しやすく間違いを減らせます。
長時間の運転の際は運行指示書を携帯しよう！
運行指示書は業務の詳細が書かれたもので、対面点呼できない場合に必要です。
運行管理者は法律で定められた項目を記載し、ドライバーに渡しましょう。
作成の際は労働基準法を遵守しているか慎重にチェックし、業務終了後には1年間保管することも忘れてはなりません。
なお、運行中に指示書の内容に変更があった場合は、管理者はドライバーに変更事項を伝え、双方が指示書を修正するようにしましょう。
