5Sを制するものは仕事を制す!職場で重要なホウレンソウと作業手順書

5Sを制するものは仕事を制す!職場で重要なホウレンソウと作業手順書

  • 投稿日:2015/08/18
  • 更新日:2016/06/24

働き始めたら、おそらく「5s」という単語をどこかで耳にすることがあるでしょう。
「5s」という言葉、聞いたことがありますか?頭文字に“s”がつく5つの言葉をまとめて表している言葉。
さぞかし難しい言葉の頭文字なのだろうと思いきや、実は「整理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seisou)、清潔(Seiketu)、躾(Situke)」です。なんと日本語の読み方をあてているのでした。でも英語と違って、覚えやすく理解しやすいのが良いところです。ちなみに「5s」はものづくりの基本と言われています。
ちなみに、決してiPhone5sの略ではありません。問われたら間違っても「iPhoneのことですか?」と答えないように。

5sの項目をそれぞれ見てみよう

各項目を見れば、おのずとその理由もわかってくるでしょう。
まず「整理(Seiri)」。これは必要なものと必要でないものをきちんと分けて整理すること。その際に不要なものを捨てていくことが肝心です。ゴミは役に立たないどころか、重要な書類と混ざったりする邪魔者です。速やかに整理して捨てましょう。
次に、「整頓(Seiton)」必要なものはきめられた場所において整頓を。誰が使ってもいつでもとりだしやすいようにしていれば、道具を探したり余計な時間をとられずに済みます。
そして「清掃(Seisou)」。言うまでもないですね。きちんと掃除をして、きれいな状態を保ちましょう。気持ちよいというのはもちろんですが、問題点を見つけやすくする意味も込められています。
そして「清潔(Seiketu)」。整理・整頓・清掃したら、その状態を維持することが大切です。メンテナンスが必要な物はかならず行ってとにかくモノは清潔に保ちましょう、ということですね。
最後に「躾(Situke)」。きめられたルールや手順は、きちんと決められた通りに行うこと。その習慣付けです。

言われる前に5sを心がけることでものづくりにしっかり取り組もう

こうして言われると、仕事だけでなく、日常生活においても確かにその通りだな、と思える理由ばかりですね。
言われたからやるのではなく、普段の生活にも取り入れて言われる前に自分で心がけて改善していけば、ものづくりの現場できっと活躍できますよ。

職場におけるホウレンソウ

ホウレンソウって聞いたことありますか?緑黄色野菜の方のほうれん草ではないですよ。
「報告」「連絡」「相談」の略で、ビジネスの場ではよく言われていることです。
きっと働きだしたら「ホウレンソウが大事だ!」と耳にタコができるくらい言われることがあるのではないでしょうか。
それくらい大事なホウレンソウ。例えるならば「仕事の動脈」なのだとか。
これがうまく流れないと組織が滞ってしまうというのです。
でも「報告も連絡も相談も結局相手に伝えるってことで、全部同じ意味なんじゃないの?」なんて思っていませんか?実はそれぞれ少しずつ違いがあります。

ホウレンソウの違いを理解しよう

まず報告。報告とは、基本的に部下が上司に経過を伝えることです。
上司からは指示や命令が与えられますが、それに対して部下がどのような経過をたどって、どのような結果になったのか。それを伝えるのが報告です。
そして、連絡。これは上司や部下、という立場の違いはなく、関係者に簡単な情報を知らせることです。
この時伝えるのは事実だけ。例えば「3日後の13時にどこそこでミーティングがあります」という風に。その際、「ミーティング面倒ですね」という情報は不要です。それは主観であって、皆が必要としている事実ではないからです。
最後に、相談。自分では判断しにくいことや、どうすべきかの意見を聞いてもらいたい時などに上司や先輩、同僚に話を聞くこと。そして、アドバイスをもらうことです。
仕事には各人の事情が関わってきますから、自分だけで判断するのではなく、周辺の人間関係の情報など他人の意見を聞くことはとても大切です。

ホウレンソウがある職場は信頼関係がある

このホウレンソウがうまくいっていない職場は、上司も部下もまるで信頼関係がなく、お互いの動きがバラバラになり、非効率的な時間の流れになります。
ホウレンソウを徹底することによって上司が部下の状況を正確に把握することができ、そうなると部下も上司を信頼します。
もしかしたら一番大事なのはホウレンソウから生まれる信頼関係なのかもしれませんね。

作業手順書ってそんなに大事なものなの?

工場だけに限りませんが、働いていると「作業手順書」というものを配布されることがあります。
これは文字通り、作業の手順を記した、いわば仕事における説明書のようなもの。それぞれの作業を安全に、確実に、迅速に行うためのマニュアルで、関係者全員に配布されます。
作業するにあたって、最も合理的なやり方を書面にまとめたものなのです。
複数の人間が関わるとき、作業のムリやムダ、ムラがあっては大変。1人でやる作業で1分ムダがあっても、それはただの1分だけのムダですが、これが100人行う作業だと考えたら…?あっという間に100分もの無駄になります。
そうならないための「作業手順書」なのです。

あらかじめしっかり読んでおくように

項目はだいたいどこでも、「作業順序・要点・危険予知・安全対策」の4つに分けられています。
そんな難しそうな書類作れないよ…と不安になった方、ご安心ください。
「作業手順書」を作るのは、さまざまな業務を理解しているリーダーや班長クラスの人だけ。作業を指揮することになる班長クラスの人物が数名で作ることが多いようです。新人が作ることなど絶対にあり得ません。
新人の仕事は「作業手順書」をしっかり熟読して、不明点はあらかじめ潰しておくことです。効率よく仕事を進めるだけでなく、勝手な判断による事故や災害を防ぐ意味でも非常に重要な意味をもっています。
くれぐれも自分の勝手な判断で作業を変更してはいけません。「作業手順書」を遵守すること、迷ったら上司やリーダーに判断をあおぐことが一番です。

トラブルを未然に防ぐためにも

万が一トラブルが起こった際は、「作業手順書」通りの行動を指示していたのか、またきちんとしたものであったかを追及されることになるのですから、リーダーや班長のためにもしっかり守るようにしましょう。
あなただって、無駄な作業を行ったり危険な目にはあいたくないでしょう?その可能性を潰すために「作業手順書」があるのですから、しっかり熟読しておきましょう。

 
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